Privacy Policy | Emolytics

Privacy Policy

Your privacy is crucial. As a University spin-off company, we will never share any personal information with companies without your explicit and informed consent. We only transmit data to companies through statistic and aggregated reports, avoiding any personal identification. As such, we are fully compliant with the European Regulation for data protection (GDPR).

Emolytics measures customer experience through the prism of emotion, scientifically, helping businesses make informed decisions impacting results.

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Date de révision : 25 Mai 2018

Note: for legal reasons, this document is only available in French or English

Vie privée (données à caractère personnel) | English version

1 - Introduction

EMOLYTICS SA est spécialisée dans la fourniture d’études de marchés automatisées, centrées sur les émotions.

EMOLYTICS réalise dans ce cadre, des enquêtes courtes et visuelles sur des sites web, par mails ou dans des points de vente.

Les enquêtes de EMOLYTICS visent principalement à mesurer le degré de satisfaction du répondant face à un contenu particulier.

Dans le cadre de ses enquêtes, EMOLYTICS collecte une série de données relatives aux impressions, réactions, ou au comportement de navigation des personnes participantes sur les sites audités dans le cadre des enquêtes.

Les données récoltées sont utilisées par EMOLYTICS en vue de réaliser des études statistiques anonymisées qui ne permettent pas d’identifier les différents répondants même si dans certains cas, la transmission de ces résultats au commanditaire de l’enquête s’accompagne parfois de données personnelles, lorsque la personne concernée y a consenti.

EMOLYTICS accorde une grande importance à la protection de la vie privée des utilisateurs de ses services, et veille que les données qu’elle récolte dans le cadre de ses activités, soient traitées en parfaite conformité avec les dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données du 24 mai 2016 (Règlement U.E. n°2016/679), connu sous le nom de « RGPD » ou avec les législations sectorielles en matière de protection de la vie privée.

Les présentes Règles de confidentialité visent à informer les utilisateurs de ses services et les participants à ces enquêtes, sur les données collectées par EMOLYTICS dans le cadre de ses activités, sur les finalités de cette collecte et sur le contrôle, les modalités et l’étendue du traitement de ces données.

2 - Coordonnées du Responsable du traitement

2.1 - Les données à caractère personnel sont traitées selon les modalités précisées dans les présentes Règles de confidentialité par EMOLYTICS SA, dont le siège social est établi à 1348 Ottignies Louvain-la-Neuve, Rue Louis de Geer, 6, inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le n° BE 0561.844.190.

EMOLYTICS agit en qualité de Responsable du traitement, en ce sens qu’elle traite vos données pour son propre compte.

Certains traitements de vos données à caractère personnel sont toutefois effectués par EMOLYTICS pour le compte des clients auxquels les enquêtes réalisées par EMOLYTICS sont destinées.

EMOLYTICS agit dans ce cadre comme sous-traitant de données à caractère personnel, le Responsable du traitement étant alors le commanditaire de l’enquête.

2.2 - Toute question relative aux présentes Règles de confidentialité, à l’étendue et aux modalités du traitement, à l’accès, à la rectification ou à l’effacement de vos données à caractère personnel, peut être adressée à EMOLYTICS, soit par courrier à l’adresse de son siège social soit par mail à l’adresse : info@emolytics.com.

Vous pouvez également contacter le Délégué à la Protection des Données de EMOLYTICS à l’adresse : dpo@emolytics.com.

3 - A qui s’adressent les présentes Règles de Confidentialité ?

Les présentes Règles de confidentialité s’appliquent aux catégories de personnes concernées suivantes :
- les visiteurs de notre site web www.emolytics.com (que ceux-ci se soient ou non enregistrés sur notre site en communiquant leurs coordonnées)
- les personnes qui participent volontairement aux enquêtes réalisées par EMOLYTICS via un formulaire ad hoc qui leur est communiqué soit via une bannière lors de la consultation du site web faisant l’objet de l’enquête, soit par mail, soit via un lien spécifique mis à disposition des clients ou visiteurs d’un restaurant, d’un magasin ou de tout autre point de vente.

4 - Quelles sont les données personnelles que EMOLYTICS collecte et traite ?

Les présentes Règles de confidentialité s’appliquent uniquement aux « données personnelles » ou « données à caractère personnel » au sens du RGPD, à l’exclusion des résultats statistiques fournis sous forme de données agrégées et anonymisées aux clients de EMOLYTICS.

Par « données personnelles » ou « données à caractère personnel », nous entendons les données qui portent des données relatives à une personne identifiée ou identifiable, que ce soit directement ou indirectement et (i) que vous nous fournissez vous-même ou (ii) que nous vous attribuons pour vous permettre d’utiliser nos services et participer à nos enquêtes, ou (iii) qui sont générées par l’utilisation que vous faites de nos services ou par votre activité sur le site faisant l’objet de l’enquête.

4.1 - Données fournies lors d’une visite de notre site web ou d’un contact avec nos services

Il s’agit essentiellement de vos Nom, Prénom et adresse mail, et autres coordonnées (adresse postale, n° de téléphone) que vous nous fournissez en vue d’être recontacté par nos services ou pour être tenu informé de nos activités.

4.2 - Données fournies dans le cadre d’une enquête

Dans le cadre d’une enquête organisée par EMOLYTICS et à laquelle vous acceptez de participer, vous êtes invité à nous communiquer les données suivantes:
- des informations liées à des caractéristiques personnelles telles que : votre âge, votre sexe, votre lieu de résidence, etc.
- des précisions quant à votre ressenti et vos impressions relatives au site audité
- les réponses aux différentes questions de l’enquête, que ce soit notamment des questions d’échelles, des choix multiples, des champs libres, ou des réponses au format OUI/NON/PEUT-ETRE

Si dans la majorité des cas, le participant à l’enquête n’est pas invité à s’identifier, certains questionnaires contiennent toutefois la possibilité pour le participant de communiquer son adresse mail, afin que le commanditaire de l’enquête puisse interagir avec lui et/ou pour obtenir d’ EMOLYTICS des précisions quant au déroulement de l’enquête, son suivi ou ses résultats.

4.3 - Données personnelles collectées automatiquement

Dans le cadre des enquêtes organisées par EMOLYTICS, votre historique de navigation ou votre activité sur le site faisant l’objet de l’enquête, nous permet de récolter les données suivantes :
- URLs des pages parcourues lors de votre visite sur le site audité et de la page précédant la visite ;
- informations sur le matériel utilisé (Smartphone, tablette, ordinateur) ;
- d’autres informations techniques relatives par exemple au type de navigateur utilisé, à la résolution d’écran, aux pages consultées, aux mouvements de votre souris lors de la consultation du site, vos autres actions sur le site (clics, scroll-down, etc.) ;
- adresse IP de connexion du participant, ce qui permet à EMOLYTICS d’identifier des spammers ou des intrusions malveillantes éventuelles, et de déterminer le pays ou la région d’origine de l’utilisateur ;

Ces données, qui ne permettent en soi pas d’identifier directement le participant, sont couplées à un identifiant unique qui permet de suivre anonymement un utilisateur de visite en visite, dans le but notamment d’éviter les redondances en s’assurant que la personne concernée n’a pas déjà répondu au questionnaire.

Cet identifiant unique est destiné au seul usage de EMOLYTICS. Celui-ci peut toutefois être couplé à un identifiant distinct fourni par le commanditaire de l’enquête, afin de permettre à celui-ci d’identifier les réponses du participant et de les exporter lorsque le participant concerné a expressément marqué son accord pour partager ses réponses et autres informations nominatives avec le client de EMOLYTICS. Tel est le cas lorsque le participant a été amené à remplir le formulaire d’enquête lors d’une inscription ou d’une authentification auprès du commanditaire de l’enquête, en sa qualité de client de celui-ci.

Dans le cadre d’une enquête réalisée en point de vente, l’adresse IP de connexion utilisée pour accéder au formulaire d’enquête, est le plus souvent une adresse IP du point de vente lui-même, de sorte que EMOLYTICS ne peut identifier le participant sur base de la seule adresse IP ; l’identifiant unique propre à l’appareil de l’utilisateur, à savoir sa MAC adresse, est dans ce cas, utilisée et enregistrée par EMOLYTICS.

5 - Finalités de la collecte et du traitement des données à caractère personnel

Les données récoltées lors d’une visite sur le site sont traitées par EMOLYTICS aux fins suivantes :
- assurer l’exécution du contrat ou le suivi de la commande passée le cas échéant par l’utilisateur lors de son inscription sur le site ;
- communiquer avec l’utilisateur qui a laissé ses coordonnées pour obtenir un devis ou des informations supplémentaires sur les services de EMOLYTICS ;
- adresser des publicités ciblées ou des informations sur les activités de EMOLYTICS et/ou ses produits (newsletters), EMOLYTICS ayant un intérêt légitime à promouvoir ses services auprès des personnes qui sont entrées en contact avec elle ou qui ont manifesté un intérêt pour ses activités, l’envoi de publicités ciblées par mail étant effectué par EMOLYTICS avec le consentement préalable de la personne concernée, sauf si celle-ci est déjà client de EMOLYTICS, à savoir que celle-ci a déjà par le passé, souscrit un abonnement ou commandé une enquête à EMOLYTICS.

Les données fournies à, ou collectées par EMOLYTICS lors d’une enquête, ne sont traitées que pour les finalités suivantes :
- la réalisation d’études ou d’analyses statistiques anonymisées effectuées par EMOLYTICS à la demande de ses clients ;
- le suivi de l’enquête auprès des personnes qui ont accepté ou ont demandé à être contactées dans le cadre de l’enquête, que ce soit par EMOLYTICS ou par le commanditaire de l’enquête directement.
- garantir la fiabilité des études réalisées par EMOLYTICS en prévenant les fraudes, les intrusions malveillantes ou autres actions susceptibles de fausser les résultats.

6 - Mineurs d’âge

EMOLYTICS veille au respect de la vie privée des mineurs d’âge et encourage les parents à s’impliquer activement dans les activités en ligne de leurs enfants.

La participation aux enquêtes organisées par EMOLYTICS est réservée aux personnes ayant plus de 16 ans.

Si vous êtes mineur et que vous êtes invité via le formulaire d’enquête à fournir une adresse mail ou d’autres coordonnées en vue d’être recontacté par EMOLYTICS ou son client, vous vous engagez à consulter préalablement vos parents ou les personnes qui exercent sur vous l’autorité parentale avant de donner votre consentement à l’enregistrement de ces données.

EMOLYTICS conseille également aux parents de se concerter avec leurs enfants quant à l’utilisation de l’Internet et aux informations qu’ils transmettent à des sites web.

EMOLYTICS ne traite pas de données à caractère personnel de visiteurs dont on peut raisonnablement supposer qu’ils ont moins de 16 ans.

7 - Sécurité des données personnelles

EMOLYTICS met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles destinées à assurer la protection des données à caractère personnel recueillies dans le cadre de ses enquêtes, notamment en pseudonimisant les données d’identification des participants et en limitant l’accès aux données personnelles aux seules personnes qui, au sein de ses services, mènent ou supervisent les analyses, enquêtes ou études de ce type dans la mesure nécessaire à la réalisation de leur mission.

Lorsque cela est techniquement possible et raisonnable, EMOLYTICS recourt à une méthode de transmission sécurisée pour l’envoi de vos données à caractère personnel.

EMOLYTICS refuse de communiquer à ses clients les résultats d’enquêtes auxquelles n’ont pas participé au moins 5 personnes et ce afin d’éviter une ré-identification des participants par élimination ou recoupement avec d’autres informations en possession du commanditaire de l’enquête.

8 - A qui vos données personnelles peuvent-elles être communiquées ?

En règle générale, les données à caractère personnel que nous récoltons via notre site ou dans le cadre de nos enquêtes, sont destinées à notre usage exclusif.

EMOLYTICS se réserve toutefois le droit de confier l’hébergement ou le traitement de vos données à caractère personnel à des sous-traitants présentant toutes les garanties de fiabilité et de sécurité, et avec lesquels EMOLYTICS a conclu un accord de confidentialité.

Ces sous-traitants ou prestataires auxquels nous faisons appel, ne peuvent traiter vos données que conformément aux instructions que nous leur donnons et en conformité avec les présentes Règles de confidentialité.

Les données permettant une identification directe ou indirecte du participant, que ce soit via une adresse IP ou via un identifiant unique généré par EMOLYTICS ou par le destinataire de l’enquête, ne sont communiquées à ce dernier qu’à votre requête ou avec votre consentement, étant précisé que lorsque EMOLYTICS effectue cette communication, il agit comme sous-traitant, le Responsable du traitement étant dans ce cas le commanditaire de l’enquête.

EMOLYTICS se réserve également le droit de communiquer aux clients qui en font la demande, les données brutes de l’enquête, après avoir anonymisé les données en les expurgeant de tous les éléments qui permettraient une identification indirecte des participants : email, adresse IP, etc.

En dehors de ces hypothèses, EMOLYTICS ne communique aucune donnée à caractère personnel, pseudonymisée ou non, à des tiers.

9 - Combien de temps conservons-nous vos données ?

Les données fournies ou collectées dans le cadre d’une enquête organisée par EMOLYTICS, sont conservées pendant la durée nécessaire pour réaliser cette enquête et pendant une durée minimale supplémentaire de 1 an, et ce afin de vérifier les résultats de l’enquête, tester les réponses et éviter les fraudes ou les redondances éventuelles.

Les données récoltées par EMOLYTICS via son site auprès de ses clients ou prospects, sont traitées par EMOLYTICS durant la durée nécessaire à l’exécution du contrat ou au suivi de la relation commerciale avec la personne concernée, en ce compris l’envoi de lettres d’information auxquelles elle est abonnée.

10 - Quels sont vos droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel ?

En tant que personne concernée par un traitement de données à caractère personnel, vous pouvez exercer les droits suivants en relation avec vos données:

Droit d’accès :

Lorsque la loi le permet, vous pouvez requérir de EMOLYTICS d’obtenir la confirmation de sa part que des données vous concernant sont traitées par ses soins, et dans l’affirmative, avoir accès à celles-ci.

Il ne sera fait droit à une demande d’accès éventuelle que si EMOLYTICS parvient, sur base des informations en sa possession, à vous identifier avec certitude.

Indépendamment de ce qui précède, toute demande d’accès à vos données devra être accompagnée d’une copie de votre carte d’identité.

EMOLYTICS dispose de 45 jours pour répondre à votre demande, cette période ne commençant à courir qu’à partir du moment où EMOLYTICS est en possession de toutes les informations requises pour satisfaire à votre demande.

Droit de rectification :

Vous pouvez le cas échéant requérir de EMOLYTICS de rectifier les données incomplètes ou inexactes vous concernant, sans frais.

Droit de retirer votre consentement :

Lorsque la loi le permet, vous pouvez notifier à EMOLYTICS que vous retirez votre consentement à l’utilisation par ses soins, des données d’identification ou de contact que vous lui avez spontanément transmises dans le cadre d’une enquête ou lors de votre visite sur son site web, étant précisé que le retrait de votre consentement n’affectera pas la régularité des traitements effectués avant ce retrait.

Droit d’effacement :

Vous avez le droit de requérir la suppression de vos données à caractère personnel, qui ne sont plus nécessaires pour l’exécution des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et dont la conservation n’est pas ou plus requise en vertu du contrat ou d’une obligation légale à laquelle est tenue EMOLYTICS.

Droit d’opposition :

Vous avez toujours le droit de vous opposer, sans indication de motif et sans frais, à l’utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing direct.

Vous pouvez notamment vous désinscrire à tout moment des newsletters qui vous sont adressées en activant le lien prévu à cet effet dans chaque mail ou dans chaque publicité ou en nous adressant une requête en ce sens à l’adresse : info@emolytics.com ou dpo@emolytics.com.

Recours en cas de plainte :

Si estimez que vos droits en rapport avec le traitement dont vous faites l’objet ne sont pas respectés par EMOLYTICS, vous pouvez introduire une réclamation auprès de notre Délégué à la Protection des Données, à l’adresse : dpo@emolytics.com ou, s’il n’y est pas donné suite de manière satisfaisante, à l’Autorité de Protection des Données (Commission belge pour la Protection de de la Vie Privée).

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